Der er kommet nye regler om tidsregistrering for alle virksomheder i EU-medlemslande – men hvad indebærer det i praksis for dig som arbejdsgiver? I dette blogindlæg undersøger vi årsagen bag den nye lovgivning og giver dig de bedste råd til at blive compliant!
En afgørende dom blev første spadestik
En historisk dom fra EU-domstolen i 2019 satte scenen for denne nye lovændring. Dommen kom efter en sag, hvor en spansk fagforening anklagede Deutsche Bank for ikke at føre præcise registreringer af arbejdstid, hvorfor medarbejderne havde svært ved at kræve overarbejdsbetaling og sikre sig rimelige arbejdstider. Som følge heraf har EU nu indført krav om, at alle medlemslande sikrer, at virksomheder implementerer pålidelige systemer til registrering af arbejdstid.
Et supplement til eksisterende lovgivning
Under EU’s arbejdstidsdirektiv var arbejdsgivere forpligtet til at overholde visse grænser, herunder:
- En maksimal ugentlig arbejdstid på 48 timer i gennemsnit over en periode på fire måneder.
- Krav om mindst 11 sammenhængende hviletimer indenfor 24 timer.
- Retten til mindst én fridag om ugen.
Disse regler var designet til at beskytte arbejdstagere, men manglen på en stringent tidsregistreringspligt gjorde det svært at håndhæve dem effektivt. Denne erkendelse dannede grobund for de nye regler.
Den nye lovgivning på området er således tiltænkt som et supplement til den eksisterende ved at introducere strengere krav til dokumentation. Disse omfatter:
- Alle virksomheder i EU-medlemslande skal indføre et nøjagtigt og pålideligt system til tidsregistrering.
- De registrerede data for tidsregistrering skal opbevares i fem år og være tilgængelige for myndighederne til inspektion.
- Systemet sikrer, at medarbejdere kan dokumentere deres arbejdstid for at overholde krav til hvileperioder og arbejdstimer.
Den primære drivkraft bag indførelsen af de nye regler er behovet for bedre beskyttelse af arbejdstagere og sikring af retfærdige arbejdsvilkår. Historisk set har utilstrækkelig tidsregistrering gjort det svært at håndhæve arbejdstidsdirektivet effektivt, hvilket har ført til, at arbejdstagere ofte arbejdede mange timer uden tilsvarende kompensation eller nødvendig hvile. Den nye lov er en reaktion på dette og et forsøg på at skabe et mere retfærdigt og transparent arbejdsmarked.
Loven i praksis
Men hvilken betydning har loven så i praksis? Den nye lov om tidsregistrering skærper helt konkret kravene til, hvordan virksomheder registrerer og opbevarer information om medarbejdernes arbejdstider. Dette har til hensigt at sikre en mere præcis og retfærdig overvågning af arbejdstiden. Lovgivningen er således et væsentligt skridt mod at beskytte arbejdstagerne mod overarbejde og sikre dem deres retmæssige hvileperioder og overtid. For virksomheder indebærer det en nødvendig tilpasning af deres nuværende systemer til at møde disse nye, strengere standarder.
Din rolle som arbejdsgiver
Som arbejdsgiver har du nu et øget ansvar for nøje at dokumentere dine medarbejderes arbejdstider. På den ene side betyder det, at der skal investeres i systemer til nøjagtig tidsregistrering, hvorfor du kan forvente initiale omkostninger og en indlæringskurve for både ledelse og medarbejdere. Det er essentielt, at dit valgte system til tidsregistrering er brugervenligt og kan integreres naturligt i virksomhedens daglige rutiner for at minimere disruption og modstand fra medarbejderne.
På den anden side giver lovgivningen chance for at styrke tilliden mellem dig som arbejdsgiver og dine arbejdstagere. Ved at sikre transparente og pålidelige registreringer af arbejdstid viser din virksomhed et transparent, klart engagement i medarbejdernes velfærd og rettigheder. Dette kan forbedre arbejdsmoralen, reducere medarbejderudskiftning og styrke virksomhedens ry. Herudover åbner de nye lovkrav op for bedre arbejdstidsstyring: Med præcise data kan din virksomhed optimere driften, identificere tidsspild og derved forbedre produktiviteten på arbejdspladsen. Tidsregistrering kan med andre ord blive et værdifuldt redskab i virksomhedens fremgang.
Bliv compliant!
Er du i tvivl om, hvordan I kommer i gang med tidsregistrering på arbejdspladsen? Vi er samlet nogle af de bedste råd til at blive compliant lige her:
- Evaluering af eksisterende systemer
Har I allerede et internt system for tidsregistrering? Så er det essentielt, at I undersøger, om det stemmer overens med den nye lovgivning. Er det ikke tilfældet, skal I anskaffe jer et nyt system hurtigst muligt. Et digitalt tidsregistreringssystem er en brugervenlig løsning, der er let at implementere i virksom-hedens eksisterende procedurer.
- Har I selvtilrettelæggere?
I den nye lovgivning kan nogle medarbejdere undtages de gældende regler om ugentlig arbejds- og hviletid, hvis de er selvtilrettelæggere. En selvtilrettelægger er en medarbejder, der selv fastsætter sin arbejdstid, eller hvis arbejdstid ikke kan tilrettelægges på forhånd. Er medarbejderen selvtilrettelægger, skal dette dokumenteres klart i ansættelseskontrakten eller i et tillæg.
- Overhold GDPR
Når man behandler og opbevarer personoplysninger, skal GDPR-kravene overholdes. Sørg derfor for at de registrerede oplysninger er i overensstemmelse med gældende regler. Alle medarbejdere skal være oplyste om tidsregistreringen og have adgang til data, de specifikke aktiviteter for databehandling skal beskrives, og dataene skal opbevares i 5 år og afskaffes efterfølgende i henhold til gældende sletteregler.
- Hav en klar personalepolitik
Det er vitalt at have en personalepolitik for tidsregistrering som virksomhed. Denne omfatter de forskellige medarbejdertyper, hvad den daglige arbejdstid omfatter, såvel som hvad betegnes som hviletid.
Lovgivningen kan være utrolig vanskelig at navigere rundt i – vi anbefaler derfor, at du søger professionel hjælp i forbindelse med implementering af tidsregistrering.