Del sikkert med OneDrive

Lige nu hvor hverdagen byder på hjemmearbejde og online-læring vokser behovet for at dele indhold - dokumenter, præsentationer, fotos, videoer, projektplaner osv. for at få hverdagen med kolleger til at fungerer. Med det i mente er sikkerhed omkring intern og ekstern deling vigtigere end nogensinde før.
Del sikkert med OneDrive

Mens evnen til at dele indhold med kolleger både inden for og uden for virksomheden hjælper folk med at forblive produktive og forbundet, skal vi fortsat holde fokus på sikkerged. Utilsigtet deling af følsomme oplysninger eller deling med utilsigtede modtagere kan udgøre en trussel mod integriteten og privatlivets fred for dine data, personer og enheder. 

OneDrive hjælper dig med at definere sikre, virtuelle grænser til deling af indhold, understøtte virksomhedens politikker i forhold til dine samarbejdspartnere og kolleger.  

Vi har samlet lidt inputs til områder der bør diskuteres og tages hånd om.

Etablering af grænser for at forhindre kritiske fejl

De første ting, du skal overveje, når det kommer til ekstern deling, er de konkrete delingsrestriktioner på din arbejdsplads, hvis de er defineret?

Afhængigt af din virksomhed eller branche kan du have forskellige krav, som du skal opfylde for at beskytte følsomme oplysninger. Man bør i virksomheden overveje, hvilken adfærd der helt skal undgås når folk i din organisation deler oplysninger.

Holder du fokus, på brugere der muliggør anonym adgang til filer, der indeholder følsomme oplysninger, såsom økonomiske data eller personligt identificerbare oplysninger, såsom kreditkortnumre, personnumre eller helbredsoplysninger?

Med OneDrive er det let at etablere grænser og et fornuftigt sikkerhedsniveau

OneDrive tilbyder en række værktøjer, herunder politik til forebyggelse af datatab (DLP), til styring, overvågning af virksomhedsinformation. For eksempel kan du forhindre, at salg ved et uheld deler følsomme kundedata eksternt.

Derudover inkluderer OneDrive sammen med Microsoft 365 et robust værktøjssæt til bekæmpelse af ransomware, fastholdelse af kritiske data og opfyldelse af krav til retssager – som alle bliver mere kritiske, når flere virksomheder i Covid-19-tiden skifter til hjemmearbejde og bringer data med ud.

Hvis du er i en stærkt reguleret branche som finans, energi eller regering, kan værktøjer som informationsbarrierer hjælpe dig med at kontrollere risici som insiderhandel og demonstrere den kontrol for en evt. revision.

Giv medarbejderne mulighed for et nemt og sikkert samarbejde med eksterne

Samarbejde er absolut kritisk for hjemme og remote arbejde. Men når folk arbejder, er sikkerhed normalt ikke først og fremmest i top of mind. Styrken ved OneDrive er, at det giver en funktioner til brugerne, der gør det muligt for dem, at dele indhold og samarbejde sikkert som standard.

Det er en rigtig god ide som standard at indstille udløbspolitikker på det der deles. Dette sikrer, at eksterne brugere ikke bevarer adgang til virksomhedens indhold og filer på ubestemt tid, og hjælper med at bede dine kolleger med jævne mellemrum at gennemgå, hvem de har givet adgang til deres filer. Du kan også nemt tilbagekalde adgang, der tidligere blev tildelt.

Skygge-IT

Desværre kan skygge-IT stadig udgøre et problem. Vi ser ofte at vand jo løber den nemmeste vej og medarbejderne har brug for at dele oplysninger eller få feedback på et dokument via usikre tjenester.

Derfor er det vigtige med information og forklaring for brugerne, hvorfor brug af ikke-godkendte kommercielle apps kan udgøre en sikkerhedsrisiko – og hvilke værktøjer virksomheden i stedet stiller til rådighed for at gøre medarbejdernes hverdag lettere.

Hvordan følger du med som administrator og skaber overblik?

At etablere delingsgrænser for din organisation og uddanne folk om dine eksterne delingspolitikker hjælper dig med at bruge mindre tid på at administrere anmodninger og fejlfindingsproblemer, så du kan fokusere på andre opgaver.

I stedet kan du overvåge OneDrive-aktiviteten på tværs af din virksomhed for at følge udviklingen samt og holde overblik. Ved brug af produktivitetsscoreside på af Microsoft 365 Admin Portal, kan du identificere mønstre, der advarer dig om unormal eller mistanke om brug og justere delings- og sikkerhedspolitikker for at tilpasse eller løse problemer.

Forståelse af brugsmønstre kan også hjælpe dig med at udvikle og revidere undervisningsmaterialer for at forbedre informationssikkerheden. Du kan også gennemgå revisionslogfiler for at opdage uregelmæssigheder, såsom personer, der deler eller downloader flere filer end normalt.

Vi håber ovenstående kan give noget input til at komme i gang med brug af OneDrive på en god og sikker måde.

Læs mere hos Microsoft: En praktisk guide til styring af deling med OneDrive

God arbejdslyst

Del på linkedin
Del på facebook
Del på twitter