Måden vi arbejder med vores data på, den ændrer sig hele tiden. For mange virksomheder, er hjemmearbejdet blevet en ekstra bonus eller måske nærmere en norm I det mindste en del af tiden. Når medarbejdere og kollegaer samarbejder på tværs hjemmekontorer og arbejdspladsen er der brug for sikker og pålidelig adgang til deres filer.
Microsoft udbyder to forskellige platforme til deres kunder de kan bruge til at navigere i denne nye arbejdskultur via deres fildelings- og lagringsplatforme – OneDrive og SharePoint. De to platforme har slående ligheder, men der er tydelige forskelle. Hvis du forstår forskellen mellem OneDrive i forhold til SharePoint, kan du øge virksomhedens effektivitet og forstå hvordan du bedst beskytter dine data.
Hvad er OneDrive og SharePoint?
SharePoint og OneDrive er filadministrationsplatforme i Microsoft-servicepakken. De to værktøjer har meget til fælles – brugerne kan bruge begge værktøjer til at dele og gemme filer op til 1 TB, redigere dokumenter samtidigt og få vist et dokuments versionshistorik. Både SharePoint og OneDrive er mobilvenlige og giver mulighed for lokal synkronisering af filer på tværs af enheder. De integreres også i Office 365, hvilket gør det nemt at få arbejdet gjort på farten – alle opdateringer og redigeringer, du foretager offline, synkroniseres automatisk, når du slutter dig til skyen igen.
Er SharePoint og OneDrive det samme?
Mens både SharePoint og OneDrive hjælper med at administrere og gemme filer, er begge programmer med meget forskellige bruger oplevelser.
Med OneDrive for Business kan man oprette et fildelingssystem på nøjagtig samme måde som man har med en traditionel Filserver. Det vil sige at man får drevbogstaver som C:\, D:\, F:\ drevbogstaver på nøjagtig samme måde som med en traditionel filserver, filerne ligger blot hos Microsoft frem på en lokal eller hosted Filserver.
Ud over den traditionelle filserverfunktion kan hver bruger have sit eget personlige drev på Onedrive hvor de kan gemme deres eget arbejde inden det lægges op på filserveren.
SharePoint bør opfattes som et teamwebsted. Når en medarbejder er klar til at dele en kladde, kan de overføre den fra OneDrive til SharePoint. Teams kan få adgang til filer i SharePoint baseret på administratorens forudbestemte tilladelsesindstillinger. Dette gør det muligt for flere medarbejdere automatisk at få vist, kommentere og redigere et dokument i SharePoint-systemet.
Sharepointdelen kræver dog at man så at sige ”uploader” for at bruge et gængs dansk ord – sin fil til Sharepointserveren – lidt at betragte som en hjemmeside hvortil man kan uploade filer. Når først filen er uploadet, stilles der en stor værktøjskasse til rådighed for indeksering, tagging, sortering, opdeling osv. af de filer der uploades, og dermed muligheden for et lettere og større overblik.
Hvad er forskellen mellem OneDrive og SharePoint i Office 365?
I OneDrive – hvis det er det personlige drev, logger brugerne på personlige OneDrive-konti og forbliver i kontrol over de filer, de opretter og overfører til enhver tid. De angiver, hvem der kan se, redigere og kommentere deres filer baseret på det tilladelsesniveau, de angiver, når de deler et dokument via et sikkert link. Uden en invitation kan intet andet medlem af teamet se en persons filer. Dette er godt for medarbejdere, der arbejder på opgaver i den tidlige fase, der kræver minimalt samarbejde, eller dokumenter, der kun skal deles en eller to gange i løbet af deres levetid.
SharePoint er i nogen sammenhænge en mere robust projektstyringsplatform. Virksomheder kan opbygge deres egne brandede sider, der administreres af en administrator. Administratorer kan oprette unikke teamwebsteder, som alle i teamet kan få adgang til – brugerne har ikke personlige grænseflader. Disse brandede sider indeholder intuitive dashboards med kalendere, projektopdateringer, opgavelister og meddelelsesindstillinger. Filer, der overføres og gemmes på SharePoint-webstedet, arver det tilladelsesniveau, som administratoren har defineret. Dette gør det muligt for flere medarbejdere at interagere med et dokument uden at skulle bede om en tilladelse til at oprette et link. SharePoint er bygget med samarbejde og kommunikation for øje.
Ud over almindelige fil funktioner er der mulighed for at bruge SharePoint til at opbygge og vedligeholde deres virksomheds websteder eller/og intranetsider. Alle dokumenter, der er gemt på platformen, kan udgives online via SharePoints CMS-system. På samme måde gør integrationer på sociale medier det nemt at dele højdepunkter med offentligheden og spore engagementsniveauer.
Kan jeg synkronisere SharePoint med OneDrive?
Nogle gange vokser et dokument eller projekt i omfang og skal flyttes fra en begrænset, privat OneDrive-mappe til SharePoint. Hvis du ønsker at synkronisere Sharepoint med OneDrive er der nogle få vigtige ting, du skal være opmærksom på, før du begynder at synkronisere:
- Når du flytter en fil fra OneDrive til SharePoint, fungerer gamle hyperlinks til det oprindelige dokument ikke længere. Tag dette i betragtning og sende opdaterede links til alle nødvendige parter, så de ved præcis, hvor de skal få adgang til denne nye version.
- Hvis du kopierer en fil fra OneDrive til SharePoint, er det vigtigt at fortælle alle, at versionen i OneDrive ikke længere skal bruges. Hvis du føjer et link til OneDrive-dokumentet, der omdirigerer brugere til den nye fil på teamwebstedet, kan det være med til at sikre, at der foretages opdateringer og redigeringer til det korrekte dokument.
Selvom trinnene til kopiering eller flytning af filer fra OneDrive til SharePoint kan variere afhængigt af din softwareversion, følger de alle nogenlunde den samme proces:
- Marker de filer eller mapper, du vil kopiere, og vælg “Kopier til”.
- Vælg den eller de placeringer, du vil flytte eller kopiere den til, under “Vælg en destination”.
- Når du har valgt de relevante placeringer, skal du klikke på “Kopier her”.
Processens længde varierer afhængigt af antallet og størrelsen af de filer, du overfører. Når overførslen er fuldført, kan medarbejderne bruge SharePoint til at overføre projekter over målstregen.
At træffe det rigtige valg
Det er lidt et svært valg at vælge mellem Ondedrive eller Sharepoint Drive. I mange tilfælde er svaret begge dele da det er betragte som to forskellige måder at se de samme data/filer på og funktionskataloget er meget forskellig for de to løsninger.
Desværre har Sharepoint det minus at ”out of the box” er funktionerne meget basale og har virksomheden en stor datamængde er der et arbejde forbundet med at katalogisere data i sharepoint. Mange konsulenthuse ser desværre Sharepoint som en stor indtægtskilde da der kan programmeres, konfigureres og opstilles rigtig mange funktioner i Sharepoint hvis man kan få en ”uvidende” kunde på Krogen.
FAQ om forskellen mellem OneDrive og Sharepoint
OneDrive er primært en personlig cloud-lagringsløsning, mens SharePoint er en fælles samarbejdsplatform til teamsamarbejde, dokumentstyring og deling.
Ja, du kan dele filer og mapper i OneDrive, men SharePoint giver flere muligheder for at styre adgang og tilladelser, og er mere velegnet til samarbejde på tværs af teams.
Både OneDrive og SharePoint er en del af Microsoft 365 og kan integreres med andre Microsoft-apps og -tjenester. Men SharePoint er mere integreret i hele økosystemet og giver en mere struktureret samarbejdsoplevelse.
Ja, du kan opbevare de samme typer filer i både OneDrive og SharePoint, men SharePoint giver mere avancerede funktioner til organisering, metadata og versionering, der er mere velegnede til store teams og virksomheder.
Det afhænger af dine behov. Hvis du bare vil have personlig cloud-lagring, er OneDrive tilstrækkelig. Men hvis du arbejder i et team eller har brug for avancerede samarbejds- og dokumentstyringsfunktioner, er SharePoint det bedre valg.
Ja, der er en forskel i pris. OneDrive er inkluderet i de fleste Microsoft 365-abonnementer, mens SharePoint kræver en separat licens eller et mere omfattende Microsoft 365-abonnement.
Ja, du kan få adgang til dine OneDrive-filer fra SharePoint og omvendt. Men det kræver normalt, at du er logget ind på den samme Microsoft-konto og har de relevante tilladelser.
Ja, du kan bruge både OneDrive og SharePoint samtidig. Men det er vigtigt at forstå, hvad de hver især er bedst til, så du bruger dem på den rigtige måde.
OneDrive er bedst til personlige filer, mens SharePoint er bedst til at håndtere store dokumenter og mange filer, der skal deles og redigeres på tværs af teams.